Rechtmatigheid

Vanaf 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. In het jaarrekeningdeel is de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. De accountant controleert de getrouwheid van die verantwoording. In deze paragraaf lichten we de afwijkingen toe.

Goedkeuringstolerantie en rapportagegrens

In de financiële verordening van de gemeente is vastgelegd dat het college aan de raad rapporteert over afwijkingen. De rapportagegrens bedraagt € 100.000. Dit percentage wordt jaarlijks vastgelegd in de kadernota.

Het college rapporteert in deze paragraaf over de geconstateerde rechtmatigheids-fouten groter dan € 100.000.

Begrotingsrechtmatigheid

In de geactualiseerde "Financiële verordening 2023 Gemeente Diemen" heeft de gemeenteraad vastgelegd welke begrotingsonrechtmatigheden zijn toegestaan.

In onderstaande tabel vindt u een toelichting op de overschrijdingen van de lasten.

Voorwaardencriterium

Alleen bij het proces inkoop en aanbestedingen zijn afwijkingen die boven de rapportagegrens van € 100.000 vallen. Het betreft de volgende afwijkingen:

De laatste jaren is de oorzaak van de onrechtmatigheden veelal de inhuur van externe medewerkers. Vooraf is vaak lastig in te schatten hoe lang je beroep wilt doen op de externe deskunidgheid. Dit is ook sterk afhankelijk van de ingehuurde kracht maar ook de krappe arbeidsmarkt maakt het lastig zelf personeel aan te trekken. Inhuur zal dus ook de komende jaren nodig zijn. Om dit beter te reguleren hebben we met meerdere gemeenten een aanbestedingstraject gevolgd voor de 'brokersdienstverlening'. Dit is een soort makelaar die voor de opdrachtgever geschikte kandidaten zoekt. Naast de grotere groep van externen waarborgt de broker dat de dienstverlening fiscaal correct verloopt. Dit betreft zowel voor de aanbestedingsregels als voor de fiscale regels voor zelfstandige zonder personeel (zzp'ers). Eind 2023 zijn we gestart met de implementatie van deze dienstverlening. Vanaf 1 februari 2024 gaat deze dienstverlening van kracht. Uitgangspunt is zoveel als mogelijk via de broker in te huren. Afwijken is mogelijk maar kan tot onrechtmatigheden leiden. Hiermee proberen we de in 2023 ontstane rechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Daarnaast zijn we de inkoopfunctie aan het proffesionaliseren. Te denken valt dan aan het in huis halen van inkoopadviseurs ter ondersteuning van de inkopers.

Misbruik en oneigenlijke gebruik

Het doel van het M&O-beleid is tweeledig. In eerste instantie is het doel misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen te voorkomen (preventief beleid). In tweede instantie ligt de focus op het achteraf controleren en zo nodig het bijstellen van beleidskaders en het repareren of zelfs bestraffen van misbruik en oneigenlijk gebruik (repressief beleid).

Op dit moment maken specifieke (beheers)maatregelen in het kader van M&O-beleid al onderdeel uit van de diverse processen binnen Diemen zoals het proces van subsidieverstrekking en vergunningverlening. De M&O-maatregelen die voortvloeien vanuit landelijke wetgeving en lokale verordeningen zijn daarmee verankerd in de administratieve organisatie van Diemen (en Duo+). Daarop aanvullend is het wenselijk overkoepelende algemene kaders vast te leggen in een nota M&O-beleid.

Redenen hiervoor zijn:

• In de financiële verordening is vastgelegd dat het college M&O beleid opstelt. Met dit beleid stelt het bestuur kaders waarbinnen de directie de uitvoering vorm kan geven. Het betreft kaders voor de opzet, uitvoering, controle en evaluatie van het M&O-beleid;

• Het vastleggen van algemeen M&O-beleid draagt niet alleen bij aan de transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het is ook behulpzaam bij het maken van afwegingen in hoeverre extra beheersmaatregelen en controles benodigd en tegelijkertijd doeltreffend zijn. Maatregelen die veel geld en energie kosten, maar slechts beperkt financieel nut opleveren, kunnen daarmee worden voorkomen;

• De betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens kan niet in alle gevallen worden gegarandeerd via reguliere beheersingsinstrumenten. Deze instrumenten reiken in veel gevallen niet verder dan de grenzen van de eigen organisatie. Bij de controle op gegevens van derden zijn specifieke maatregelen gewenst;

• De werking van beheersmaatregelen is voor een belangrijk deel afhankelijk van de integriteit van de personen die uitvoering geven aan het beleid en regelgeving van Diemen. Het is mogelijk dat in de contacten tussen de personen die uitvoering geven aan het beleid en regelgeving van Diemen en belanghebbenden bestaande procedures en de interne beheersing onvoldoende effectief zijn. Het is dan ook goed om in aanvulling op reguliere beheersmaatregelen alert te zijn op deze risico’s. M&O-beleid draagt bij aan het herkennen van zwakke plekken in de administratieve organisatie en de interne beheersing.

Er is nog geen vastgesteld beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik binnen Diemen. Dit staat in de planning voor 2024. Eerst geven we prioriteit aan de risico- en fraudebeheersing. Dit heeft grote raakvlakken met misbruik en oneigenlijk gebruik.